Zaterdag 25- en zondag 26 juni 2011

 

Organisatie beschrijving

Stichting Wielerevenementen Dinkelland.

Auteur Ben Wigger

Inleiding
 

Op zaterdag 25-juni voor Elite-vrouwen en Beloften en op zondag 26 juni voor de Profs, organiseert de Stichting Wielerevenementen Dinkelland (SWD) in samenwerking met de Stichting NK-wielrennen (SNKW), de Koninklijke Nederlandsche Wielren Unie (KNWU) en gemeente Dinkelland (GD), in en rondom het stadje Ootmarsum het NK-wielrennen. Ook in 2008 organiseerde SWD al dit evenement, toen in samenwerking met Top Sport Groups en ook Gemeente Dinkelland. Het evenement trok op zaterdag ca 8000 bezoekers en op zondag ca 30.000.

Voor 2011 heeft de SNKW met de locale organisator SWD als subcontractor een overeenkomst afgesloten.

Hoofdcontractor met de KNWU voor het evenement is de Stichting NK-wielrennen (SNKW). Zij is verantwoordelijke voor de uitvoering. SNKW besteedt op haar beurt de organisatie uit aan de SWD middels een contractuele overeenkomst. Naast het hoofdprogramma NK-wielrennen, is het de bedoeling dat er op zaterdag kidsactiviteiten worden gehouden in het zogenaamde Kids-dorp, fysiek direct aansluitend aan het VIP-dorp. Het exacte programma dient nog afgestemd te worden met de KNWU en de locale schoolbesturen. Voor de vrijdagavond dient eveneens nog een programma samengesteld te worden.

NOS Studio Sport verzorgt op zaterdag een korte samenvatting en op zondagmiddag is er een rechtstreekse uitzending op TV van ca 3 uur.

Gedurende de voorbereidingfase en tijdens het weekend ondersteunen de locale wielervereniging OWC-Oldenzaal en RTC-Twente / Denekamp (RTC), de organisatie.
 

Samenstelling bestuur SWD:
 

o Voorzitter Mr. Frans Willeme

o Secretaris: Ben Wigger

o Penningmeester: Rene Borgerink

o Sponsorcommissie: Tonnie Bruns

o Lid: vacant

Zowel de KNWU als SNKW heeft een controlerende taak en houden toezicht op de correcte uitvoering van het evenement conform contractuele afspraken met SWD.
De Evenementen Manager KNWU onderhoudt rechtstreek contact met SNKW.

SWD zorgt voor:

a. de financiële middelen,

b. de beschikbaarheid van voldoende organisatiemedewerkers gedurende de voorbereidingfase en tijdens het evenement,

c. het verkrijgen van de vereiste vergunningen,

d. het uitvoeren van werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor het veilig en correct laten verlopen van het NK-wielrennen.

3. Organisatie NKW 2008 versus 2011

Omdat SWD in 2008 ook het NK-wielrennen rondom Ootmarsum al organiseerde zijn veel organisatiegegevens en de documenten van toen weer te gebruiken. Echter de bestaande documenten dienen weer geüpdate en getoetst te worden aan de actuele situatie.

4. Taken en verantwoordelijkheden commissies en subcommissies

5.1 Sponsorcommissie (SC)

SC draagt zorg voor het verschaffen van financiële middelen die via sponsorcontracten met bedrijven en/of overheden afgesloten worden. De sponsorcommissie draagt ook gegevens aan voor het invullen van het reclameplan en het behartigen van sponsorbelangen m.n. de verdeling van reclameobjecten langs het parcours o.a. spandoeken, vlaggenmasten, opblaasbare reclameobjecten, enz.

De sponsorcommissie levert de gegevens aan voor het uitnodigen van sponsorrelaties de zg. VIP’s, het uitnodigen van overige VIP-gasten en het verkopen van VIP-arrangementen in combinatie met het samen te stellen hospitality programma. SC communiceert ook met de locale Horeca en/of overkoepelende bedrijfsorganisaties aangaande de evt. nevenactiviteiten die zij willen gaan organiseren tijdens het evenement.

5.2 Commissie Public Relations (CPR)

CPR onderhoudt de contacten met de schrijvende en fotograferende pers o.a. met medewerkers van de NOS, RTV-Oost, landelijke / locale dagbladen en tijdschriften. Geeft persberichten uit en zorgt voor informatie naar aanwonende(n) aan het parcours en inwoners in het centrum van Ootmarsum en in het buitengebied.

5.3 Technische Commissie (TC)

TC bewaakt en controleert in grote lijnen de voortgang gedurende de voorbereidingsfase op basis van de planning en het NKW draaiboek. Elke subcommissie kent een coördinator. Hij of zij draagt zorg voor de voortgangsrapportage aan de TC die op haar beurt weer in hoofdlijnen rapporteert aan het bestuur van SWD. Voorafgaand aan de vergadering van SWD vergadert de TC met haar subcoördinatoren.

De volgende subcoördinatoren nemen zitting in een commissies:

1. Gerard Groote Punt

2. Jan Goossink

3. Wouter Hermelink

4. Paul Keizer

5. Jan Lammerink

6. Herman Leferink

7. Hans Stokkelaar

8. Politie Regio Twente (wijkagenten)

9. Gemeentemedewerker(s) Dinkelland

5.4 Subcommissies

5.4.1 Commissie: Start-finishlocatie (CSF)

SFC begeleidt en draagt zorg voor het opbouwen van de start-finishstraat. Een gedetailleerde tekening van opstelling van diverse objecten dient aanwezig te zijn tijdens de opbouwfase. Planning en leverdatum dienen afgestemd te zijn met de toeleveringsbedrijven.

De objecten van de start-finishlocatie zijn:

 Jurybus,

 Finishboog, trustsysteem,

 Overdekte VIP-tribune,

 Publieke tribune,

 Overdekte Perstribune,

 NOS regiewagens en zendinstallatie,

 Omroepinstallatie voor wedstrijdverslaggeving,

 Reclameobjecten sponsoren,

 Dranghekken voor beveiliging van het parcours,

 Opstellingslocatie gastenauto’s.

 Spanningsgeneratoren voor de energieverzorging.

5.4.2 Commissie: VIP-organisatie (CVO)

CVO kent drie belangrijke hoofdtaken nl.:

a. Opbouw VIP-dorp bestaande uit VIP-tent / hospitality-ruimte, inrichting VIP-tent / decorstyling, opbouw en inrichting van het VIP-terras.

b. Opzetten van een securityplan ter beveiliging van het VIP-dorp,

c. Om veiligheidsreden wordt er toegangscontrole toegepast en wordt het VIP dorp afgezet met bouwhekken,

d. Uitvoeren van de administratiewerkzaamheden o.a. het versturen van uitnodigingen naar relaties en sponsoren.

Input voor a t/m c levert de TC en SC. De afmetingen van de VIP tent, het inrichten van de hospitality-ruimte met o.a. tafels, stoelen en de verzorging van de decorstyling, wordt afgestemd met het cateringbedrijf die het cateringprogramma gaat verzorgen. Planning en uitvoering dienen nauw afgestemd te zijn met de leverancier van de tent en het cateringbedrijf.

5.4.3 Commissie Verkeer (CV)

De CV heeft als belangrijke taak het verkeer gedurende de voorafgaande opbouwweek en tijdens het evenementen rondom Ootmarsum op een veilige manier om te leiden. Tevens draagt zij zorg voor het inrichten van de parkeerplaatsen voor VIP’s en publiek. De wegbewijzering voor de diverse verkeersomleidingen en het leiden van VIP’s en publiek naar het parcours en terug naar de parkeerplaatsen, maakt deel uit van het verkeersplan. Het verkeersplan dient in overleg met de verantwoordelijke medewerkers van de Gemeente, Provincie en Regio Politie Twente afgestemd te zijn. Het vroegtijdig inventariseren van eventuele werkzaamheden aan straten en wegen die deel uitmaken van het parcours en/of verkeersomleiding is noodzakelijk.

5.4.4 Commissie: Transport & Logistiek (CTL)

De CTL heeft als voorname taak met de MKB sector, de agrarische sector en toeleveringsbedrijven te informeren en te communiceren indien zij hinder gaan ondervinden van afgesloten wegen die deel uitmaken van het parcours en/of verkeersomleiding.

Taxivervoer van en naar hotels, zorginstellingen, zorgpatiënten wonende in Ootmarsum en in het buitengebied dient in overleg met de zorginstellingen geïnventariseerd te worden. Voorkomende knelpunten dienen besproken en afgestemd te zijn met de verantwoordelijken. Ook dient rekening te worden gehouden met de kerken tijdens kerkdiensten op zaterdag en zondag.

Vanaf P-plaatsen zal een taxi beschikbaar zijn op mindervalide bezoekers te gaan vervoeren naar het parcours en na afloop weer terug naar de P-plaatsen.

Een aantal informatieavonden worden gehouden voor de:

a. Onderneming Federatie Ootmarsum (OFO),

b. Bedrijf Contact Ondernemers (BCO)

c. Horeca,

d. Bewoners centrum Ootmarsum,

e. Bewoners buitengebied Ootmarsum.

5.4.5 Commissie Veiligheid & Beveiliging (CVB)

CVB zorgt voor:

 De veiligheid van renners en publiek op en langs het parcours middels het plaatsen van dranghekken gebaseerd op dranghekkenplan,

 Het inrichten van strategisch oversteekplaatsen voor het publiek op het parcours,

 Het inzetten van parcourssignaleurs tijdens de wedstrijden op strategische punten van het parcours,

 De beveiliging van het VIP-dorp cq. hospitality-ruimte dat wordt uitgevoerd door een professioneel Securityteam.

a. Inzetmatrix organisatiemedewerkers

Voor het uitvoeren van diverse taken zijn ca 150 organisatiemedewerkers per dag nodig.

In een matrix wordt weergegeven waar en wanneer de organisatiemedewerker ingezet wordt. Dit overzicht wordt door de CVB opgesteld en steeds geactualiseerd. Elke organisatiemedewerker ontvangt een instructiekaart waarop zijn of haar taak beschreven is incl. de contactpersoon waarmee gecommuniceerd wordt binnen de groep. Verzorging van de organisatiemedewerkers tijdens de wedstrijden dient van goede kwaliteit te zijn waarbij rekening dient te worden gehouden met evt. bijzondere weersomstandigheden. Voor de catering van medewerkers wordt getracht een professioneel bedrijf in te zetten.

b. Nieuwsbrief

Organisatiemedewerkers worden gedurende voorbereidingsfase per nieuwsbrief steeds via e-mailverkeer geïnformeerd. Ook zal er een week vóór het NKW een kick-off meeting voor alle organisatie medewerkers worden gehouden. CVB stelt een matrix op, waarin voor elke organisatiemedewerker zijn of haar per taak is aangegeven.

c. Security VIP-dorp en start-finishlocatie

Gedurende de opbouwweek en tijdens het weekend dienen objecten ´s avonds en in de nachtelijke uren bewaakt te worden door een professioneel Securitybedrijf.

d. Calamiteitenplan

Er wordt in samenwerking met Gemeente Dinkelland, Regio Politie Twente en Brandweer GD een calamiteitenplan opgezet om evt. calamiteiten gecoördineerd te kunnen afhandelen.

5.4.5 Commissie Medische Service (CMS)

Medische service wordt opgesplitst in twee groepen nl. voor:

a. De wielrenners waar voor tijdens de wedstrijd een professionele organisatie wordt ingehuurd,

b. Het publiek wordt verzorgd door de EHBO.

5.4.6 Regio Politie Twente

Een centrale commandopost wordt ingericht en bemand door vertegenwoordigers van de Politie, de Brandweer en evt. Ambulancedienst t.b.v. coördinatie bij evt. calamiteiten.

Politie motards zorgen voor de begeleiding van de renners tijdens de wedstrijden.

6. Toiletservice langs het parcours

Langs het parcours worden op diverse strategische plekken toiletunits geplaatst als service voor het publiek.

7. Onderhoud aan wegen die deel uitmaken van het parcours

Afstemming van onderhoudswerkzaamheden vindt in nauw overleg plaats tussen TC, Gemeente Dinkelland en Provincie Overijssel. Werkzaamheden worden in een totaal planningsschema meegenomen.

8. Energieverzorging en ICT voorzieningen

Energie verzorging en ICT voorzieningen worden uitbesteed aan professionele bedrijven.